Кассовая отчетность для ИП: виды, порядок ведения и нужно ли хранить

В статье рассмотрим, должен ли ИП вести отчетность по ККМ. Разберемся, как изменилась кассовая дисциплина с ведением онлайн-касс, какие отчеты по ККТ хранит предприниматель и в течение какого времени.

Какую отчетность должен вести ИП при работе с ККТ

До применения онлайн-касс в обязанности ИП входило соблюдение кассовой дисциплины. Контроль за ведением кассовой отчетности был возложен на банки. Несоблюдение кассовых лимитов или некорректное ведение документов по кассе наказывалось со стороны налоговой инспекции предупреждениями и штрафами.

С введением онлайн-касс для ИП отпала необходимость во многих документах. Отчетность по ККТ значительно упростилась. Для ИП теперь нет необходимости соблюдать лимит по кассе, вести кассовую книгу, приходные и расходные документы. Все сведения передаются в режиме реального времени, поэтому печать отчетов по кассе и чеков не имеет какой-либо значимости.

Регистрация и изменение параметров ККМ

После покупки онлайн-кассы и перед началом работы ИП нужно зарегистрировать ее в налоговой инспекции. До этого на кассе работать нельзя.

Постановка кассы на учет в налоговой для ИП осуществляется двумя способами: личное посещение налоговой или оформление в режиме онлайн. В первую очередь необходимо заключить договор с ОФД – оператором передачи данных.

После постановки кассы на учет необходимо распечатать отчет о регистрации. Во время оформления могут быть ошибки при занесении регистрационных данных. В таком случае ИП нужно подготовить отчет об изменении параметров по ККМ. В течение суток его нужно отправить в налоговую.

Рекомендуем прочитать: Как открыть ИП самостоятельно — пошаговая инструкция для начинающих.

Кассовые чеки

Кассовый чек является первичным документом по кассе при расчете с покупателем. Он содержит более 20 обязательных реквизитов, перечень которых прописан в законе. Многие ИП, имеющие право работать без кассового аппарата, используют в своей работе БСО. Бланк строгой отчетности является заменой кассового чека и также формируется онлайн-кассой.

Корректирующие документы

Чеки коррекции используются в основном при невыдаче кассового чека по каким-либо причинам. К примеру, отключение электроэнергии может привести к сбою в работе кассы. А остановка работы может привести к недостаче или излишку денежных средств в кассе.

Основная роль чека коррекции – исправление такой ошибки. При использовании в своей работе чека коррекции рекомендуем составить служебную или объяснительную записку с указанием причин корректировки. В таком чеке обязательным реквизитом является признак расчета – цифра 1 или 3, означающие внесение или изъятие денежной суммы. Чек коррекции можно сформировать только в течение текущей кассовой смены.

В процессе продаж у ИП также могут быть возвраты. На этот случай есть документ возврата прихода. Он не является корректирующим. ИП производит полный возврат по ранее пробитому чеку и заново оформляет продажу товара.

Отчет об открытии смены

Перед началом работы кассир делает отчет об открытии смены, где указаны сведения о работнике, дата и время открытия смены. Это обязательный документ. Смена не должна быть открыта более суток. В современных онлайн-кассах появится предупреждение о том, что смена не закрыта более 24 часов.

Х-отчет

Такой отчет является необязательным и выполняет скорее функцию контроля за денежной наличностью, числом пробитых чеков и способами оплаты. Х-отчет можно сделать только за рабочую смену, за предыдущие смены сформировать данный отчет не получится.

Х-отчет ИП может сделать в любое время для проверки работы своих сотрудников. Отчет отражает выручку, показывает возвраты и количество продаж.

Отчет о закрытии смены

Отчет о закрытии смены выполняет кассир после завершения работы с кассой. Отчет о закрытии, так же как и отчет об открытии смены, является обязательным. В отчете о закрытии отражается информация о неотправленных чеках и причине, по которой они не были отправлены. В этом случае ИП дается 30 дней на исправление неполадок или сбоя отправки чеков. Если в течение этого срока чеки не будут переданы, касса заблокируется.

Закрытие архива ФН

При перерегистрации, снятии с учета кассы или замене фискального накопителя на новый ИП необходимо произвести закрытие архива ФН. Перед закрытием нужно обязательно проверить, все ли чеки были отправлены. Будет сформирован отчет о закрытии фискального накопителя. Только после передачи отчета в налоговую можно устанавливать и активировать новый ФН.

Рекомендуем прочитать: Какую отчетность ИП сдает в налоговую и фонды: виды, правила, даты и сроки.

Нужно ли ИП хранить кассовую отчетность

Одним из плюсов перехода на онлайн-кассы является необязательное хранение бумажных кассовых отчетов. ИП должны обеспечить сохранность только фискальных накопителей в течение 5 лет. Целесообразность и срок хранения бумажного варианта кассовой отчетности ИП определяет для себя самостоятельно.