В статье мы собрали основы бухгалтерии, чтобы вам легче было вести учет с нуля. Рассмотрим, как начинающему ИП вести бухгалтерию самому, узнаем, какую отчетность нужно сдавать на УСН, ЕНВД, ОСНО, ПСН и ЕСХН, а также разберем учет с работниками и без них.
Важно! Если вы еще не зарегистрировали ИП, рекомендуем сделать это в нашем бесплатном сервисе или с помощью специалиста онлайн, бесплатно, без визита в налоговую и оплаты госпошлины!
Перейти к услуге Перейти в сервисОбязанность ведения бухгалтерского учета для вновь открытого ИП законом не предусмотрена. Но от сдачи деклараций ИП не освобождается. По итогам налогового периода ИП придется отчитываться перед фискалами. Насколько безошибочно будет заполнена отчетность, настолько меньше вопросов будет у проверяющих.
Поэтому начинающему ИП крайне важно освоить основы бухгалтерии с нуля и понять, откуда брать цифры при составлении деклараций. Изначально правильно поставленный внутренний бухгалтерский учет позволит не запутаться в хозяйственных операциях и тем более не нарушить действующее законодательство.
Бухгалтерия для ИП, в отличие от ООО, довольна проста. В ней самое важное — научиться вести книгу доходов и расходов (КУДиР), так как на ее основе заполняется итоговая отчетность. КУДиР обязательна для ИП, выбравшего общую, упрощенную и патентную систему налогообложения, а также для сельхозпроизводителя. ИП, находящиеся на ЕНВД, освобождены от ее ведения. Если предприниматель планирует совмещать налоговые режимы, к примеру, ЕНВД и УСН, то обязан вести раздельную бухгалтерию, заполнять КУДиР по упрощенке, а по ЕНВД учитывать только физические показатели (численность, площадь и т. д.).
Для каждой налоговой системы своя КУДиР. Ее можно вести как вручную, так и при помощи различных сервисов. Заверять книгу в ИФНС и сдавать ее вместе с декларацией в настоящее время не нужно.
Как только будут в КУДиР будут внесены все доходные и расходные операции за год, ее необходимо распечатать, пронумеровать и сшить. В таком виде книга должна храниться у ИП. Если обнаружится, что ИП в течение года не вел КУДиР, придется заплатить штраф. Сумма штрафа довольно внушительная — 10 тысяч рублей за один пропущенный налоговый период и 30 тысяч, если их больше.
Далее пошагово рассмотрим азы ведения бухгалтерии на различных системах налогообложения и выделим наиболее важные моменты.
ИП при УСН без работников может применять упрощенный бухгалтерский учет и обязан вести только КУДиР. Ее форма разработана приказом Минфина №135н от 22.10.2012, с учетом изменений от 07.12.2016. В книгу нужно вносить информацию обо всех хозяйственных операциях в течение года. Записи делаем по порядку, по мере поступления первичных документов, подводя ежеквартальный итог. На каждую запись своя строчка. В книгу вносим лишь те операции, которые имеют отношение к налогообложению.
ИП, применяющий УСН 6%, заполняет в КУДиРе только раздел, содержащий информацию о поступлениях денежных средств в кассу или на расчетный счет. На УСН 15% «Доходы минус расходы» в книге регистрируются и расходные операции.
Как только появится первый сотрудник, для ИП ведение бухгалтерии по упрощенке пополнится еще и кадровым учетом, расчетами по заработной плате и большей по объему отчетностью.
ИП можно вести бухгалтерию самостоятельно, нанять обученного сотрудника или пользоваться специальными сервисами.
Для составления деклараций по единому налогу ИП нужны физические показатели. Поэтому ведение бухгалтерии в данном случае может ограничиться их учетом. Под рукой должен быть договор аренды, документ на собственность, который бы подтверждал занимаемую торговую площадь (актуально для розницы), или расчет среднесписочной численности сотрудников, если деятельность ИП связана с услугами. Когда ИП работает без сотрудников, этот показатель равен единице.
Хотя ИП на вмененке и освобожден от ведения КУДиР, он обязан следить за тем, чтобы продажи были только в рамках заявленной деятельности. Если появляются планы заняться чем-то другим, об этом сначала нужно сообщить в налоговую, открыв новый ОКВЭД. Если в новом виде деятельности нужно применять иную систему налогообложения, необходимо вести раздельный учет доходов и расходов.
Когда у ИП появятся наемные сотрудники, учет будет более объемным — необходимо вести кадровый учет, начислять и выплачивать зарплату, отчислять налоги, страховые платежи, сдавать необходимую отчетность.
На ЕНВД ИП должен следить за среднесписочной численностью сотрудников. Если она будет более 100 человек, вмененку применять уже нельзя — нужно выбрать иной режим налогообложения.
Учет операций на общей системе налогообложения ведется в КУДиР, утвержденной приказом ФНС №86н от 13.08.2002. Это самая большая и сложная по заполнению книга учета. В ней шесть разделов и 22 таблицы, которые включают от 12 до 25 граф. Таблицы заполняются по каждому виду деятельности. Операции с НДС и без него заносятся отдельно в специальные таблицы. На основе данных книги считается налог (13%) на полученную прибыль и заполняется итоговая декларация 3-НДФЛ.
ИП на ПСН обязан вести КУД по форме, утвержденной приказом ФНС №135н от 22.10.2012. В нее заносится только выручка, расходные операции там не отражаются. Книга предназначена для отслеживания дохода нарастающим итогом. Если он превысит установленный годовой предел (60 млн руб.), предприниматель обязан перейти на другую систему налогообложения.
Сельхозпроизводители должны учитывать свои доходы и расходы в книге, утвержденной приказом ФНС №169н от 11.12.2006. В приложениях к данному документу есть подробная инструкция, как заполнять КУДиР. Операции фиксируются на основе первичных документов, последовательно, с соблюдением дат их получения. Итоговые показатели нужно заносить в декларацию по ЕСХН.
Рекомендуем прочитать: Что нужно делать после регистрации ИП — пошаговая инструкция.
Если у ИП в течение отчетного квартала были операции, облагаемые НДС, их нужно зафиксировать в книгах учета. В основном это касается ИП на общей системе налогообложения и ЕСХН. Бухгалтерия этих предпринимателей пополнится двумя книгами — покупок и продаж. В них нужно регистрировать все полученные и выданные документы, выделяя сумму НДС. Если на других спецрежимах появляется обязанность уплаты НДС, также ведем соответствующий учет данного налога.
Все полученные счет-фактуры, которые будут связаны с ведением предпринимательской деятельности, нужно отражать в книге покупок. Бухгалтерский учет выданных счет-фактур ведется в книге продаж. Данные вносятся в форму, разработанную Пост. Правительства №1137 от 26.12.2011. Начиная со второго квартала 2019 года книга продаж заполняется по скорректированной форме, с учетом изменений, внесенных Пост. Правительства №15 от 19.01.2019.
Все документы должны быть надлежащим образом заполнены, с выделением НДС по действующим ставкам. Весь налог, который будет начислен с продаж по истечении квартала, перечисляем в ИФНС. Его можно уменьшить на сумму «входного» НДС, с закупок товарно-материальных ценностей.
Если ИП оформляет все продажи надлежащим образом, проблемы с налоговой его не коснутся.
Бухгалтерский учет продажных документов включает в себя:
Это полный комплект. Он может меняться в зависимости от ситуаций. Если вы реализуете продукцию собственного производства, оказываете услугу, то с покупателем в обязательном порядке должен быть заключен договор. Он может быть разовым или иметь определенный срок. В договоре вы прописываете, что, за какую сумму и в какой срок обязуетесь продать.
Счет предназначен для предоплаты. Это необязательный документ. В основном его используют при работе с юридическими лицами, или если отгрузка совершается при каком-либо задатке. В счете указываются все реквизиты ИП, наименование товара, сумма, выделяется НДС.
Товарный, кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО) выдается при наличных продажах. Они подтверждают факт оплаты. Какой именно нужно выдавать бланк, зависит от того, работает ИП с ККТ или нет, разрешено ли ему пользоваться БСО. К примеру, ИП, у которого свой магазин, выдает при продажах кассовые чеки. При безнале фактом оплаты будет служить либо платежное поручение, либо чек, если расчет произведен банковской картой.
Накладная и акт выполненных работ выдаются в качестве подтверждения отгрузки товара, продукции или оказания услуги. Расписываясь в данных документах, клиент соглашается с тем, что принимает товар надлежащего качества, а услуга оказана ему в полном объеме.
Счет-фактура предназначена для продаж с НДС. В ней указывается наименование продажи, сумма, выделяется налог. Учет таких операций ведем в книге продаж. Если ИП работает без НДС, счет-фактуры он не выдает.
Все расходные операции со своего расчетного счета ИП делает при помощи платежного поручения (ф. 0401060). Можно использовать готовый бланк или заполнить платежку в специальной программе. Плательщиком будете выступать вы, а получателем платежа тот, кому вы переводите деньги. Этим же способом оплачиваются текущие налоги.
Особое внимание нужно уделить полю, в котором прописывается, какой вы делаете платеж. Если он налоговый, указываем наименование налога, период и регистрационные данные. Если приобретаем что-то, пишем — с НДС покупка или нет. При выводе денег себе на карту, указываем, что переводятся личные средства.
Платежку можно отнести непосредственно в банк или отправить через онлайн-приложение. Отметка о проведении платежа означает, что он выполнен, и деньги поступят по назначению.
Рекомендуем прочитать: Какую отчетность ИП сдает в налоговую и фонды: виды, правила, даты и сроки.
В 2019 году ИП разрешено вести упрощенный учет кассовых операций. Можно не устанавливать лимит кассы, копить наличку и при необходимости вносить ее на счет.
ИП, работающие с кассовым аппаратом, могут не выдавать расходные и приходные ордера, а вести кассовую книгу (Указания №3210-У, абз. 2 подп. 4.1, абз. 9 подп. 4.6. п. 4). Выручка будет учитываться на основании кассовых чеков и отчетов о закрытии смены. Бланки БСО также могут служить подтверждением полученного дохода. Далее все эти данные заносятся в КУДиР.
Расходовать выручку из кассы можно только на определенные цели (см. Указание ЦБ №3073-У). К примеру, наличкой нельзя оплатить банковские проценты по кредиту, выдать деньги в качестве займа или арендовать недвижимость. Все эти операции осуществляются безналом — сначала вносим деньги на счет, потом делаем платеж.
Первичная документация, на основе которой были сформированы КуДиРы и декларации, должна храниться у ИП не менее четырех лет — это тот срок, когда она может потребоваться для налоговой проверки.
Подтверждение страховых выплат ИП «за себя», сотрудников и налоговые расчеты, связанные с ними, отчеты в Пенсионный фонд и соцстраха сохраняем в течение 6 лет. Иные бух. документы, в т. ч. платежные ведомости на сотрудников, хранятся 5 лет.
Трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников хранятся 75 лет. При ликвидации ИП они сдаются по описи в архив.
Инвентаризация ТМЦ может быть сплошной или выборочной. В ходе ее проведения сверяются фактические остатки с данными учета, выявляются излишки или недостачи, также порча. Сроки ее проведения ИП устанавливает самостоятельно. По итогам инвентаризации составляется акт, принимается решение по ее результату — как оприходовать излишки, что делать с недостачей и порчей, как поступить с виновными лицами.
Если у вас УСН, ЕНВД или Патент, отсутствуют сотрудники или их мало, то идеальный вариант — интернет-бухгалтерия.
Это интернет-сервисы, в которых вы можете формировать и сдавать отчетность, оплачивать налоги и взносы онлайн из любой точки Мира. Сервисы интернет-бухгалтерии автоматически заполняют документы, считают налоги и взносы и вы можете в 2 клика отправлять документы и платежи, выставлять счета, формировать акты, счет-фактуры и т.д. И все это без специальных знаний, т.к. для каждого этапа есть подсказки. Такие сервисы сильно упрощают жизнь всем предпринимателям.
Интернет-бухгалтерия Эльба для всех новых ИП дарит 1 год бесплатного обслуживания на максимальном тарифе! Поэтому сразу после регистрации ИП, зарегистрируйтесь в Эльбе по ЭТОЙ ССЫЛКЕ и не упустите такую возможность! В инструкции после формирования документов в нашем сервисе вам на почту также придет ссылка для регистрации в Эльбе.
Интернет-бухгалтерия «Мое дело» тоже отличный вариант. Сервис не дает 1 года бесплатно, но по отзывам предпринимателей имеет чуть больший функционал и можно полноценно работать даже на ОСНО. Мы тоже являемся пользователями Моего дела, поэтому смело можем рекомендовать. Можете зарегистрироваться по ЭТОЙ ССЫЛКЕ.
Если у вас сложный учет на ОСНО, много сотрудников и т.д., то рекомендуем взять штатного бухгалтера на работу. Но сначала попробуйте интернет-бухгалтерию, это в десятки раз дешевле.