В статье рассмотрим, что входит в закрывающие документы, которые ИП должен предоставить в бухгалтерию. Разберемся, что нужно подготовить, если индивидуальный предприниматель работает без НДС, а также узнаем, копии или оригиналы готовить.
Онлайн-бухгалтерия для ИП
Автоматизация учета
Электронная отчетность
Снижение налогов
Подробнее
Что такое закрывающие документы
Закрывающими называют документы, которые подтверждают факт выполнения работ, передачи товара, оказания услуг и отсутствие претензий друг к другу сторон договора. На основании этих документов в бухучёте приходуют товары, материалы, принимают услуги к учёту, а поставщик определяет выручку и доход от реализации.
В бухгалтерском учёте любая хозяйственная операция должна быть оформлена и подтверждена документально. Только на основании оформленных документов вы сможете доказать налоговой, что налог рассчитан правильно.
Для бухгалтерии необходимы закрывающие документы от ИП для подтверждения расходов, принятия их в затраты, уменьшающие налог на прибыль, а также для принятия в зачёт НДС по полученным товарам и оприходованным услугам. При отсутствии документов налоговая может пересчитать налог, начислить пени и штрафы, например, за грубое нарушение учёта, непредставление документов при проверке, занижение налогооблагаемой базы и т.п.
Если у вас нет документов, подтверждающих выполнение работ, услуг или передачу товара покупателю, то есть нет подписанной и оформленной с его стороны накладной или акта об оказании услуг (выполнении работ), то непорядочные люди могут этим воспользоваться и взыскать с вас через арбитраж всю сумму предоплаты, неустойку по договору и возместить расходы на юриста. Вы не сможете доказать, что добросовестно выполнили свои обязательства.
Рекомендуем прочитать: Налоги и взносы ИП: виды, сроки и суммы платежей в налоговую.
Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии ИП
Договариваясь о поставке товаров или оказании услуг, вы заключаете с другой стороной (организацией или ИП) письменный договор, в котором нужно оговорить все существенные условия сделки:
- наименования сторон;
- реквизиты;
- предмет договора (наименование, характеристики, количество поставляемого товара или описание услуг);
- стоимость;
- условия оплаты;
- сроки выполнения.
В договоре обычно прописывают вид документа, который подтвердит выполнение условий договора. На разовые небольшие сделки по оказанию услуг иногда вместо договора используют счёт или счёт-оферту. Для этого в него добавляют краткую информацию о существенных условиях договора. Оплату можно произвести по счёту или договору.
К основным закрывающим документам относятся:
- накладные;
- акты оказания услуг (или выполнения работ);
- счёт-фактура;
- УПД (универсальный передаточный документ);
- БСО (бланк строгой отчётности);
- товарный чек.
Формы накладной и актов вы можете разработать самостоятельно, включив необходимые реквизиты. Эти формы необходимо оформить в качестве приложения к приказу об учётной политике. Удобнее использовать типовую форму накладной ТОРГ-12 и акт, имеющийся в любой бухгалтерской программе.
Для оформления счёта-фактуры применяется только унифицированный бланк. Для уменьшения бумажной волокиты можно использовать УПД, объединяющий в себе накладную и счёт-фактуру.
Рекомендуем прочитать: Как правильно вести бухгалтерию ИП самостоятельно — пошаговая инструкция.
Какие нужны документы, если ИП работает без НДС
ИП часто спрашивают, что входит в закрывающие документы для бухгалтерии, если деятельность ведется без НДС. Список документов тот же, кроме счёта-фактуры. Но в отдельных нестандартных ситуациях ИП, применяющему УСН, приходится выписывать счёт-фактуру.
Копии или оригиналы закрывающих документов готовит ИП
Накладные и акты оформляются поставщиком в двух экземплярах и должны быть подписаны с двух сторон, а также необходима печать (при её наличии) либо доверенность.
Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Копии, даже нотариально заверенные, можно использовать только временно с непременной заменой на подлинники.
Расчетный счет для ИП
ТОП банков 2022 года!
Открытие - 0 р.
Обслуживание - от 0 р./мес.
Только надежные банки России.
Подробнее
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.