В статье рассмотрим, как ИП правильно работать с онлайн-кассами. Узнаем, как получить кассовый аппарат бесплатно и как уменьшить налог при покупке. А также разберем новые требования к электронным кассам и чекам.
Онлайн-касса для ИП — что это и как применять
Введение электронных кассовых аппаратов взамен старой контрольно-кассовой техники началось с 2017 года. Все, что ИП необходимо знать об онлайн-кассах и их применении, определяет Федеральный закон №54, в который периодически вносятся изменения и дополнения.
Онлайн-касса – это прежде всего касса, имеющая доступ для выхода в интернет. Почти для всех ИП в настоящее время применение онлайн-касс стало обязательным. На смену ЭКЛЗ в старых кассовых аппаратах пришли фискальные накопители — чипы, встроенные в онлайн-кассу.
Фискальные накопители имеют разные сроки эксплуатации. Выбор модели фискального накопителя зависит от системы налогообложения, а также от сферы деятельности ИП. ЭКЛЗ — хранилище информации с определенным объемом памяти, тогда как функция фискального накопителя заключается в хранении всех операций по кассе и шифровании информации.
ФН имеют высокую степень защиты, передача данных происходит в режиме реального времени. Фискальный накопитель должен иметь сертификат, гарантию и должен быть внесен в реестр налоговой службы. Использование накопителей, которых нет в данном реестре, приравнивается к работе без кассы и влечет серьезные штрафные санкции.
Как работает электронный кассовый аппарат
Рассмотрим пример обычной операции по кассе. Кассир у ИП пробивает чек о продаже какого-либо товара. По новым правилам, касса передает всю информацию о чеке фискальному оператору в режиме онлайн. Оператор фискальных данных в свою очередь проверяет ее и доставляет в налоговую службу.
Срок по отправке данных ограничен 30 днями. Такой период отведен на случай исправления технических поломок по онлайн-кассе или проблем с доступом в интернет. Нарушение срока передачи данных влечет за собой штрафные санкции.
Каким требованиям должна отвечать онлайн-касса
Модель кассового аппарата должна быть в реестре, который опубликован на сайте ФНС. Формат передачи фискальных данных обязан соответствовать последним требованиям законодательства.
В 2023 году с введением маркированной продукции требования к онлайн-кассам изменились. В чеке по продаже маркированного товара теперь указывается код маркировки. ИП, торгующие маркированными товарами, обязаны обновить программное обеспечение, а фискальные накопители необходимо заменить на обновленные модели, распознающие маркированную продукцию. Старые ФН разрешено использовать до окончания срока их действия.
Рекомендуем прочитать: Как открыть ИП самостоятельно — пошаговая инструкция для начинающих.
Что представляет собой чек онлайн-кассы
У чека онлайн-кассы есть обязательные реквизиты, регламентированные также 54-ФЗ. Их около 20. Но главное его отличие от чеков старых кассовых аппаратов для ИП — это наличие QR-кода. Среди обязательных реквизитов — ФИО предпринимателя, ИНН, дата и время, фамилия кассира, номер смены, адрес и фискальные признаки чека.
Можно ли не выдавать клиенту бумажный чек
Покупатель сам выбирает, какой чек ему нужен для подтверждения покупки: бумажный или электронный. По желанию клиента чек можно отправить по электронной почте, номеру телефона или считать по коду с экрана.
Как ИП получить онлайн-кассу бесплатно
Новая онлайн-касса для ИП — это новая статья расходов. Но можно установить ее бесплатно, например, при открытии счета ИП в банке. Многие банки предоставляют онлайн-кассы за небольшую сумму по акции. Например, в МТС-Банке есть акция «Касса за 1 рубль». А также в банке можно приобрести кассу в аренду с пакетом услуг, включающим настройку, регистрацию кассы и оформление договора с оператором фискальных данных.
Рекомендуем прочитать: Как правильно вести бухгалтерию ИП самостоятельно — пошаговая инструкция.
Как уменьшить налог при покупке онлайн-кассы
ИП часто спрашивают, какой налог можно уменьшить при покупке кассового аппарата. Вычесть из суммы налога расходы на приобретение онлайн-кассы могут ИП, которые уплачивают налог на вмененный доход или находятся на патентной системе налогообложения. Для ИП на упрощенной системе налогообложения уменьшить налог на расходы по кассе нельзя.
Налоги можно уменьшить на 18 000 рублей. В сумму может входить не только стоимость самой кассы, но и услуги по установке, в том числе и стоимость программного обеспечения.
ИП на ЕНВД могут заявить вычет в специальном разделе декларации по налогу на вмененный доход, ИП на патенте должны подать в ФНС заявление по форме, рекомендованной в письме №СД-4-3/6343@ от 04 апреля 2018 года. ИП может составить заявление и в свободной форме, но оно должно содержать обязательные сведения, указанные в статье 2 349-ФЗ от 27.11.2017.
Если у предпринимателя несколько касс, то сумму вычета можно применить к каждой кассе в отдельности. Обязательное условие для применения вычета — модель кассового аппарата должна быть включена в официальный реестр налоговой службы.
Если расходы на приобретение онлайн-кассы превысили сумму налога или патента, то раньше сумму превышения можно было зачесть в счет следующих платежей или вернуть. Данным вычетом могли воспользоваться ИП до конца 2019 года и только те, кто поставил онлайн-кассу на учет до 01 июля 2019 года.
Применение онлайн-касс упрощает работу не только налоговым органам в части проверок малого бизнеса, но и упрощает контроль наличных и работу наемного персонала у самого ИП. Ип может в онлайн-режиме, через личный кабинет оператора фискальных данных, отслеживать пробитые чеки, контролировать оборот денежных средств, время открытия и закрытия смен.
На данный момент на рассмотрении находится законопроект об отмене отчетности на упрощенке с объектом «Доходы», если ИП пользуется онлайн-кассой.