Первичные документы у ИП на УСН: как собирать и сколько надо хранить

В статье рассмотрим, обязан ли ИП на УСН вести первичные документы. Разберемся, какую первичку должен собирать индивидуальный предприниматель на упрощенной системе «доходы» и сколько нужно ее хранить.

Нужно ли ИП на УСН собирать первичку

Многие ИП полагают, что применяя упрощенную систему, они вправе не вести бухгалтерский учет и не обязаны собирать первичку. ИП нужно собирать первичную документацию независимо от системы налогообложения.

Должен ли ИП на УСН «доходы» вести первичные документы

Зачем ИП, который находится на УСН «доходы», вести документы, если подтверждением дохода считается выписка со счета в банке? Дело в том, что налоговая вправе затребовать первичную документацию о сделке, оплата по которой поступила на расчетный счет ИП. А главное, записи в книге доходов и расходов (которая обязательна для ИП на УСН) делаются на основании первичного документа (нужно обязательно указать его реквизиты).

Налоговая имеет право требовать документы на протяжении 3 лет после закрытия ИП. А за непредставление первичных документов ИП грозит штраф. То есть ИП на УСН должен вести первичные документы для подтверждения операций по предпринимательской деятельности. К примеру, если налоговая ошибочно выставила требование о неуплате налога, вы сможете предоставить платежное поручение с отметкой банка в качестве доказательства.

ИП нужно собирать и хранить всю документацию, которая имеет отношение к деятельности. Первичные документы могут понадобиться в случае судебных споров, для сверок с поставщиками и покупателями. При неисполнении договорных обязательств ИП вправе подать в суд на контрагента, а для этого необходимо предоставить всю документацию по сделке.

Рекомендуем прочитать: Как открыть ИП самостоятельно — пошаговая инструкция для начинающих.

Какие документы обязан хранить ИП

ИП должен хранить документы, являющиеся обоснованием всех операций в ходе деятельности. Например, для ИП на УСН с режимом «доходы» такими документами будут выписка банка о поступлении оплаты на расчетный счет, приходные ордера по кассе, договор с покупателем, акты о выполненных работах.

Если ИП работает на УСН с режимом «доходы минус расходы», то первичными документами будут также выписка по банку, платежные поручения, расходные ордера, договоры, накладные или товарно-кассовые чеки.

А также нужно хранить отчетность, которую вы сдаете в налоговую. В первую очередь, это декларация по УСН. Наиболее строгие требования предъявляются к хранению кадровых документов по сотрудникам. К ним относятся личные карточки работников, трудовые договоры, приказы по кадрам, больничные листы и ведомости по зарплате.

Как ИП хранить первичные документы

Порядок хранения первичных документов не указан в законе — вы выбираете его самостоятельно. Хранить лучше всю документацию в подшитом виде, по папкам в зависимости от назначения. Рекомендуем разложить документы по датам — так вы быстрый найдете нужный отчет.

Рекомендуем прочитать: Налоги и взносы ИП: виды, сроки и суммы платежей в налоговую.

Сколько ИП на УСН надо хранить документы

Срок хранения зависит от вида документа. Например, ИП на УСН «доходы» обязан хранить книгу доходов и расходов в течение 4 лет. Такой срок применяется ко всем документам, касающимся предпринимательской деятельности. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» срок хранения для бухгалтерских документов — 5 лет. Самый длительный срок — по кадровым документам (75 лет).