Какую отчетность сдает ИП с наемными работниками + сроки сдачи

В статье рассмотрим, в какие сроки и какую отчетность ИП нужно сдать за работников в налоговую, Пенсионный фонд и ФСС. Разберем график для отчетов на упрощенке, ЕСХН и общей системе налогообложения.

Какие отчеты сдает ИП с работниками

Бухгалтерия предпринимателя без сотрудников и бухгалтерия ИП-работодателя значительно отличаются друг от друга. При этом перечень документов, которые предприниматель должен сдавать как работодатель не зависит от системы налогового обложения.

В 2023 году индивидуальный предприниматель, заключивший с сотрудниками трудовые договоры или соглашения ГПХ, передает следующие отчеты:

Рекомендуем прочитать: Электронная отчетность для ИП: как сдавать + бесплатное подключение.

Отчеты в налоговую

ИП предоставляет в налоговую по прописке отчетность, соответствующую его режиму налогообложения, а также 6-НДФЛ и Расчет по страховым взносам. Справка 2-НДФЛ в ИФНС больше не сдается — данные по доходам сотрудников и удержанных налогах подаются в годовом отчете 6-НДФЛ.

Во всех отчетах вы показываете суммы начисленной зарплаты работникам, удержанного налога, а также перечисленных взносов за сотрудников.

Декларация по НДС

Предприниматели, применяющие общий режим, сдают отчетность по НДС ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Когда крайний срок подачи декларации попадает на выходной или праздничный день, отчет предстоит сдать на следующий рабочий день.

Декларация 3-НДФЛ

ИП на общем режиме налогообложения обязан отчитываться о доходах сдачей 3-НДФЛ. Декларация годовая, её следует подать в ФНС до 30 апреля года, следующего за отчетным.

Декларация по УСН

Предприниматель на упрощенной системе налогообложения обязан сдавать годовую декларацию по УСН. Отчетность подлежит сдаче в налоговую инспекцию до 30 апреля года, следующего за отчетным.

Декларация по ЕСХН

Налоговую декларацию по единому сельскохозяйственному налогу следует сформировать и подать до 31 марта года, следующего за отчетным. Сдается один раз в год.

Расчет по страховым взносам

Отчет РСВ содержит сведения о взносах на пенсионное, социальное и медицинское страхование сотрудников. В Расчете по страховым взносам указывается, сколько взносов начислил предприниматель за квартал по работникам.

Отчет заполняется с нарастающим итогом, подлежит сдаче в ФНС поквартально до 30 числа месяца, следующего после завершения отчетного квартала.

Справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ — это справка о заработной плате работников и удержанном с нее налога за весь год. Заполняется отдельно по каждому сотруднику. Справка выдается «на руки» работнику по запросу или в обязательном порядке, например, при увольнении.

Отчет 6-НДФЛ

6-НДФЛ — декларация по выплаченной зарплате и удержанному налогу на доходы физлиц. В документе учитываются все доходы физических лиц, трудоустроенных у ИП, и суммы налогов по ставкам 13, 30 и 35%.

Отчет сдается с нарастающим итогом с начала года и до его завершения. Передается в ФНС ежеквартально, не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой отчет сдается до 1 марта следующего года.

Отчеты в ПФР для ИП

Отчетность в Пенсионный фонд ИП состоит из СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.

СЗВ-М надо сдавать в ПФ строго каждый месяц, даже если в штате числится всего один работник или сотрудник есть, но начисления заработной платы нет. В отчете СЗВ-ТД отмечаются изменения в трудовой деятельности сотрудников. А также за работников представляется СЗВ-СТАЖ, который отражает стаж трудоустроенных лиц.

Сколько отчетов нужно подавать и в какие сроки — рассмотрим ниже.

СЗВ-М

Отчет СЗВ-М содержит информацию по всем работникам, числящимся в штате ИП за отчетный период. В документе отражаются сведения по физическим лицам, трудоустроенным по трудовому договору или договору ГПХ. Сдается в Пенсионный фонд ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

СЗВ-ТД

СЗВ-ТД — это документ, отражающий сведения о трудовой деятельности работников. Отчетным периодом считается тот, в котором произошли кадровые изменения.

Если вы перевели сотрудника, присвоили квалификацию или было получено заявление о формате ведения трудовой книжки, СЗВ-ТД сдается до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Если работник был принят или уволен, отчет следует сдать не позднее следующего рабочего дня. В случае отсутствия кадровых изменений по работнику документ передается в 2023 году, не позднее 15 февраля.

СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ — это отчет о страховом стаже застрахованных лиц. Сдается раз в год до 1 марта года, следующего за отчетным. Но если работник предоставил заявление о выходе на пенсию, ИП-работодатель обязан сдать СЗВ-СТАЖ в течение трех дней.

Рекомендуем прочитать: Сдает ли ИП в ПФР отчетность за себя: с работниками и без работников.

Отчет в ФСС от ИП

Независимо от количества работников индивидуальный предприниматель должен обратиться в соцстрах в течение 30 дней с момента заключения трудового договора или договора ГПХ с физлицом. В ФСС предстоит зарегистрироваться в качестве работодателя. Раньше регистрация требовалась и в Пенсионном фонде, теперь она проходит автоматически в налоговой — ходить в ПФР не нужно.

Вы как ИП обязаны перечислять страховые взносы на «травматизм» за работников. О своевременном перечислении этих взносов нужно отчитывается сдачей отчетности в ФСС. Форма 4-ФСС предоставляется на бумаге, либо можно отправить отчет в виде электронного документа.

Отчет 4-ФСС

4-ФСС отражает сведения о том, какую сумму взносов индивидуальный предприниматель перевел на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний работников. Отчетность ежеквартальная, должна содержать нарастающий итог.

Вы можете передать ее на бумажном носителе или отправить в электронном виде. В первом случае 4-ФСС сдается до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом, во втором — до 25 числа.

Какие отчеты сдает ИП с одним работником

ИП как работодатель сдает все вышеперечисленные отчеты независимо от количества сотрудников.

Если работник находится в отпуске за свой счет и заработная плата ему не начисляется, ИП сдает СЗВ-М в Пенсионный фонд, в котором отражает информацию о том, что работник продолжает числиться в штате. Расчет по страховым взносам и 4-ФСС предоставляются также ежеквартально и имеют нулевые показатели. Сведения о зарплате и удержанных налогах — 6-НДФЛ — можно заменить письмом в налоговую службу.

Как ИП сдают отчеты

Отчетность по сотрудникам можно сдавать в бумажном или электронном виде. Для предоставления отчета о работниках в бумажном формате нужно заполнить бланк по образцу и передать лично либо отправить заказным письмом с описью вложения.

Для передачи документа в электронном виде ИП можно воспользоваться сервисом по отправке отчетности на сайте ФНС или бухгалтерскими онлайн-программами.

Сроки подачи отчетности для ИП

Мы подготовили для вас календарь бухгалтерской и налоговой отчетности:

Отчетность с нарастающим итогом означает, что база берется не поквартально, а за весь период! То есть в декларации 6-НДФЛ за первый квартал в строке 070 для ИП следует указать ту сумму налога, которая была удержана за этот период. В отчетах за следующие периоды к этой сумме будут прибавляться суммы, удержанные в эти периоды.